Контроль исполнения документов

В настоящее время в отделе делопроизводства подготовлена система автоматического контроля за исполнением документов. Срок исполнения документа указывается на входящем документе в ходе его регистрации. Факт исполнения документа подтверждается заполнением онлайн формы.

Справочная информация

1. Распределение входящих документов

В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения входящих документов (п. 3.3 Инструкции по делопроизводству в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Уральский государственный университет физической культуры» (ФГБОУ ВО «УралГУФК»)) Отдел делопроизводства осуществляет их распределение на две категории:  

• документы, требующие обязательного рассмотрения ректором университета;  
• документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

На всех направляемых документах вместе с регистрационными данными указывается срок исполнения.

---

2. Установление сроков исполнения

Срок исполнения документов определяется:

• в соответствии со сроком, установленным автором входящего документа;
• или в соответствии с пп. 5.1 и 5.2 действующей Инструкции по делопроизводству.

---

3. Порядок и признаки исполнения документа

Документ считается исполненным и снимается с контроля при одновременном выполнении следующих условий:
а) фактическое выполнение поручений по существу;
б) документальное подтверждение исполнения;
в) сообщение результатов исполнения ректору.

Факт исполнения подтверждается заполнением установленной формы «Сведения об исполнении документа» (см. раздел 6).

---

4. Сроки исполнения различных категорий документов

• Поручения, содержащие указания «срочно», «незамедлительно» или аналогичные, подлежат исполнению в течение 3 рабочих дней с даты получения.
• По всем остальным поручениям установлен 7-дневный срок исполнения.
• Сроки исполнения документов, поступивших из иных организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
• Заявления и жалобы граждан, поданные в письменной форме, рассматриваются в течение 1 месяца со дня их поступления и регистрации.
• Заявления и жалобы военнослужащих рассматриваются в течение 15 дней со дня поступления.
• В случаях, когда разрешение предложения, жалобы или заявления требует длительного рассмотрения, срок может быть продлён не более чем на 1 месяц с обязательным уведомлением заявителя. 
• Ответ члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы РФ направляется не позднее 30 дней со дня регистрации обращения.  
• Парламентский запрос рассматривается в течение 15 дней со дня его получения.  
• Ответ на депутатский запрос депутата Челябинской городской Думы предоставляется не позднее 15 дней с даты поступления запроса.

---

5. Продление срока исполнения

Для продления срока исполнения ответственный исполнитель обязан направить ректору письменное обращение с обоснованием необходимости продления, включая мотивированную причину.

---

6. Форма подтверждения исполнения

Факт исполнения документа подтверждается заполнением формы «Сведения об исполнении документа», содержащей следующие поля:

1. Регистрационный (входящий) номер документа. Указывается номер, присвоенный документу при регистрации в УралГУФК и проставленный в штампе регистрации.
2. Фамилия и инициалы ответственного исполнителя
3. Перечень мероприятий, исполненных по документу. Указываются выполненные действия, включая номера и даты исходящих документов, направленных в ответ.
4. Отметка об исполнении. Отметка проставляется только в случае полного исполнения документа.

Передача документа на исполнение другому сотруднику, не указанному в резолюции, не является основанием для снятия документа с контроля или переноса срока исполнения. В таких случаях отметка об исполнении не ставится, а факт передачи указывается в поле «Перечень мероприятий, исполненных по документу».